Técnicas de melhorias de processos

No terceiro artigo da série: Melhoria de Processos, quero dividir com a rede uma das técnicas mais utilizadas em projetos de melhoria.

Então, vamos lá!

Em melhoria de processos podem ser utilizadas inúmeras técnicas para atingir o objetivo e meta do setor/área de uma organização para o processo. No livro Administração da Produção, Slack apresenta as técnicas como métodos e ferramentas que auxiliam a localizar formas de melhorar ou realizar coisas.

Desta forma, o mapeamento de processos é uma das técnicas a serem utilizadas em projetos como Lean, Six Sigma ou outros que visam melhoria. Sendo considerada como uma das etapas principais dentro de um projeto.

Por que mapear processos em projetos de melhorias é importante?

O mapeamento permite identificar as principais entradas e saídas, atividades e os atores que compõem o ecossistema de processos que existem nas organizações. No geral, o objetivo é reconhecer desconexões de processos, bem como desperdícios.

Ferramentas que auxiliam no mapeamento de processos

SIPOC

É usado descrever as principais entradas e saídas de um processo e seus fornecedores e clientes. Assim, podem ser reproduzidos em programas como Word ou Excel. Usualmente, são diagramadas em tabelas. Objetivo é apresentar uma visão de alto nível do processos.

O acrônimo SIPOC significa:

Suppliers / fornecedores: é quem envia ou direciona informações importantes para o processo.

Inputs / entradas: são informações, documentos, matéria-prima/insumos que serão transformados durante o processo.

Processes / processos: uma sequência lógica de atividades que transforma as entradas em saídas.

Outputs / saídas: resultados da transformação gerada no processo. Podendo ser também um documento, informação ou produto acabado.

Customers / clientes: são os usuários/clientes do output. Exemplo consumidor final – cliente externo, como também um funcionário ou outro departamento – cliente interno.

Outra forma de mapear processos é por fluxogramas.

Fluxogramas

É uma ferramenta que utiliza ícones ou símbolos diferentes para identificar um fluxo de atividades dentro de um processo.

A representação de atividades em processos podem ser elaboradas/desenhadas a partir de programas simples como Word, PowerPoint e até Excel. Entretanto, as organizações buscam por representações mais complexas e bem definidas e que, em geral, são realizadas no Dynamique, Bizagi ou Visio que exigem a notação BPMN.

A representação de um processo quando bem diagramada em programas como Dynamique, Bizagi ou Visio pode até ser usada como parte de um procedimento.

Estas são as principais ferramentas de processos que compõem um projeto de melhoria. É com esses relatórios que os profissionais envolvidos no projetos poderão indicar sugestões de mudanças. Entretanto, em alguns projetos são aconselhados outras ferramentas para a proposição de melhoria. Logo, um projeto de melhoria não deve ser limitado apenas ao uso de mapeamento de processos.

Vale ressaltar que no decorrer da construção desses relatórios podem ser identificadas possibilidades de ajustes rápidos, os chamados “quick wins”.

Curiosidades

Uma das coisa que sempre faço quando estou mapeando processos é que se de um dia para o outro acontecer modificações significativas, eu salvo o arquivo como uma atualização. Exemplo: MP1, MP2 … MPX.

Meu objetivo é acompanhar a evolução do conhecimento sobre um determinado processo que está sendo trabalhado. E, é claro, assegurar de que caso aconteça algo tenho um pequeno backup – ainda que desatualizado.

E vocês , quais curiosidade ou manias tem durante o mapeamento de processo?

Fonte: Livro Administração da Produção. Nigel Slack. 8°Edição. Atlas.

Juliana Mendes Volotão Alves
Engenheira de Produção | MBA – Qualidade e Gestão de Processos | Analista de Processos | Analista de Projetos | P&D